Senior Document Controller (Utrecht) (JP5175)

Utrecht , Utrecht
Tot €0.00 per jaar
  1. Interim

Senior Document Controller (Utrecht) (JP5175)

Ben jij toe aan een nieuwe uitdaging?
HyNetwork Services is een 100% dochteronderneming van Gasunie en is verantwoordelijk voor de realisatie van het landelijk waterstofnetwerk. Dit transportnetwerk voor CO2-vrije waterstof verbindt industriële clusters met elkaar, met het buitenland en met waterstofopslag en -import locaties. We maken hiervoor gebruik van bestaande en deels nieuw aan te leggen infrastructuur. Het waterstofnetwerk wordt in fases gebouwd. Het doel is dat het netwerk in 2030 helemaal klaar is.

Het waterstofnetwerk zal ontwikkeld worden door middel van een combinatie van herbestemming en ombouw van bestaande leidingen en nieuw aan te leggen leidingen.

Wij zorgen ervoor dat we met een gezonde dosis ondernemerschap de gevraagde scope en kwaliteit op het afgesproken moment realiseren tegen de laagste kosten. Naast ondernemerschap beheersen wij op professionele wijze de risico’s, contracten bij uitbestedingen, planningen en de financiën van de projecten.

Het realiseren van projecten is bovenal een teamprestatie. Dat maakt het werken bij Projects heel erg gaaf. Wij bouwen de energietransitie samen.

Als Senior Document Controller ben je verantwoordelijk voor het beheer en de organisatie van projectdocumentatie gedurende de gehele levenscyclus van de documenten. Je zorgt ervoor dat alle documentatie correct wordt geïdentificeerd, geclassificeerd, opgeslagen en gedistribueerd volgens de kwaliteitsnormen en interne richtlijnen van Hynetwork. Je speelt een cruciale rol in het waarborgen van de toegankelijkheid, integriteit en traceerbaarheid van alle projectdocumenten. Je bent dus verantwoordelijk voor de traceerbaarheid van documenten en hun metadata, en zorg je voor tijdige distributie na een review cyclus.

Waar ga je werken Utrecht

Je zult worden ingezet op het WNL project in Nederland, soms vinden de werkzaamheden ook op ons hoofdkantoor in Groningen plaats.

Freelance mogelijk heden
JA

Aantal uren per week:

32 tot 40 uur (max 1.680 uur per jaar of evenredig bij gedeelte van een jaar)

Inschaling van de functie:

Medewerker Administratieve Support 60

Inhuurtermijn

Z.s.m. tot 31-12-2024 (met optie verlenging)

Wat ga je doen?

Als Project Assistent Projectadministratie ben je belast met de onderstaande:

Documentnummering en Identificatie

Toepassen van consistente documentnummering om documenten nauwkeurig te identificeren en te traceren.

Beheren van de documentnummers om duplicatie en verwarring te voorkomen.

Archivering en Organisatie

Digitaal organiseren en archiveren van projectdocumentatie in een voor Document Management ingerichte SharePoint (SharePoint DMP) omgeving zodat het eenvoudig toegankelijk is voor alle projectleden.

Wijzigingscontrole en Distributie

Beheren van documentwijzigingen door middel van het bijhouden van de metadata en zorgen voor correcte distributie en uitgifte. Waarborgen dat alle wijzigingen correct worden geregistreerd en gecommuniceerd.

Correspondentie Afhandeling

Verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie.

Zorgen voor correcte registratie en opvolging van correspondentie.

Master Document Register

Bijhouden en onderhouden van het Master Document Register door middel van onderhouden van de metadata. Controleren van Master Document Registers van externe partijen om consistentie en volledigheid te waarborgen.

Kwaliteit en Compliance

Controleren van documenten op kwaliteit, integriteit en compliance volgens de voorgeschreven richtlijnen en vereisten om ervoor te zorgen dat alle documentatie aan de standaarden voldoet.

Traceerbaarheid van Documenten

Waarborgen van de traceerbaarheid van documenten en de bijbehorende metadata.

Zorgen dat documentinformatie op ieder moment actueel en toegankelijk is.

Review en Distributie

Toezien op naleving van tijdsrichtlijnen voor documentdistributie na review cycli.

Zorgen voor tijdige distributie van documenten en commentaren aan alle betrokken partijen.

Voortgangsrapportage

Diverse voortgangsrapportages met betrekking tot de documentstatus beschikbaar maken (views creëren).

Informeren van projectteams en management over de actuele status van documentatie.

Bewustwording creëren

Informeren, uitleggen en adviseren van projectteams over document control procedures.

Fungeren als centraal aanspreekpunt voor document control gerelateerde vragen en SharePoint DMP kwesties.

Contact met Externe Partijen

Onderhouden van contact met contractors en leveranciers voor document control gerelateerde zaken. Bieden van informatie, uitleg en advies aan externe partijen over het gebruik van SharePoint DMP.

Aanwezigheid bij Project Meetings

Aanwezig zijn bij projectvergaderingen om document control aspecten te bespreken en te beheren.

Functionele Rapportage

Rapporteren aan de Lead Document Control.

Vervangen van de Lead Document Control tijdens haar/zijn afwezigheid.

Wat vragen we?

Om als Lead Document Controller succesvol te zijn:

  • Heb je een afgeronde HBO opleiding in een relevante richting zoals administratie, documentatiebeheer of projectmanagement, aangevuld met 5 jaar relevante ervaring op het gebied van documentatiebeheer bij voorkeur in een technische - of industriële omgeving;
  • Uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden.
  • Ervaring met documentatiebeheersystemen (DMS) en andere relevante software, bij voorkeur ervaring met SharePoint.
  • Sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
  • Vermogen om nauwkeurig en efficiënt te werken onder druk.
  • Probleemoplossend vermogen en oog voor detail.
  • Je bent bovengemiddeld vaardig in het je eigen maken en efficiënt gebruiken van systemen.
  • Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift en kunt taalkundig juist formuleren waarbij je tevens aandacht hebt voor de lay-out/vormgeving.
  • Je bent, ook onder druk, in staat voor langere tijd, werkzaamheden accuraat uit te voeren en je ontwikkelt een systeem om fouten te voorkomen.
  • Je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel, je bent ondernemend en proactief.
  • Je bent energiek en je staat erom bekend dat het fijn is om met je samen te werken.
  • Je bent enthousiast om in een dynamische omgeving aan de gang te gaan.
  • Je denkt graag mee in proces- en systeemverbetering.

Wat bieden we jou?

Een uitdagende en verantwoordelijke functie binnen een dynamische organisatie waarin volop wordt gewerkt aan de energietransitie.

Deze rol vereist een hoge mate van nauwkeurigheid en aandacht voor detail, evenals het vermogen om effectief te communiceren en samen te werken met verschillende belanghebbenden binnen en buiten het projectteam. Als Senior Document Controller speel je een cruciale rol in het waarborgen van de integriteit en toegankelijkheid van projectdocumentatie.

Over Gasunie en de afdeling

Gasunie is een netwerkbedrijf voor energie. In Nederland en Noord-Duitsland beheren en onderhouden we de infrastructuur voor grootschalig transport en opslag van aardgas. Dit zal met de energietransitie steeds verder verschuiven naar groen gas en waterstof. Daarnaast werken we mee aan de aanleg en het beheer van netwerken voor warmte en CO₂. Wij zorgen ervoor dat dit deel van de energievoorziening veilig, ongestoord en zo duurzaam mogelijk gebeurt. Zodat iedereen altijd over energie kan beschikken.

Wij zijn een landelijk opererende eenheid met ruim 250 professionals op het gebied van projectmanagement, constructiemanagement en administratieve support. We voeren projecten uit in het kerngebied van Gasunie in Nederland en soms ook in Duitsland. Deze functie is in het project team van het Waterstofnetwerk Nederland. Dit is een van de grootste projecten van Gasunie en loopt tot 2030 en heeft als doel om de vijf grootste industrieclusters in Nederland te verbinden door middels van buisleidingen. Je ondersteunt het project management team bestaande uit 6 managers voor verschillende deelgebieden.

List #1

Vergelijkbare opdrachten

Medewerker Crediteurenadministratie

Salary

Tarief in overleg

Location

Rotterdam , Zuid-Holland

Sector

Banking & Finance

Job Type

Interim

Description

Voor een ziekenhuis in Rotterdam zijn wij op zoek naar een Medewerker Crediteurenadministratie.Startdatum: 1-8-2024 Einddatum: 31-12-2024 Inzet: 36 upw Tarief: in overleg LET OP: ZZP Only Opdrachtomsc

Reference

BBBH107864_1721725565

Expiry Date

01/01/0001

Annelies Iedema Meer informatie
Senior Project Controller

Salary

zie tarief in vacature tekst

Location

Utrecht , Utrecht

Sector

Banking & Finance

Job Type

Interim

Description

Voor ProRail is Harvey Nash op zoek naar een Project Controller.Startdatum: 1-08-2024 Einddatum: 31-05-2025 Locatie: Utrecht (Inktpot), hybride Aantal uren per week: 36 uur Max tarief: 82,09 EUR all-i

Reference

BBBH107755_1721208748

Expiry Date

01/01/0001

Raya Al-Jazairy Meer informatie
JP4924 - Project Controller

Salary

€0.00 - €95 per uur

Location

Groningen

Sector

Banking & Finance

Job Type

Interim

Description

Project controller Binnen de unit Financial Control zijn we op zoek naar een project controller ter ondersteuning van de Gasunie project managers. Binnen Gasunie voeren we projecten uit voor het onder

Reference

BBBH106397_1719994418

Expiry Date

01/01/0001

Lotte Nijhuis

Author

Lotte Nijhuis
Meer informatie