Privacy statement Nash Squared Nederland
Dit is het privacy statement van Nash Squared B.V., Industrieweg 4, 3606 AS Maarssen, ingeschreven bij de Nederlandse Kamer van Koophandel onder nummer 73842729 en haar dochterondernemingen: Harvey Nash B.V., Nash Perspective B.V. en Harvey Nash Detachering B.V. (Spinks, Team4Talent en CookieCrunchers).
Nash Squared B.V., hierna aangeduid als 'Nash Squared Nederland’, is onderdeel van Nash Squared Limited, waarvan het hoofdkantoor gevestigd is in het Verenigd Koninkrijk (Nash Squared Limited, 3 Noble Street, London, England EC2V 7EE). Nash Squared is een toonaangevend wereldwijd recruitment- en outsourcingbedrijf dat op jaarbasis werkt met duizenden kandidaten en klanten over de hele wereld.
Dit privacy statement heeft betrekking op de verwerkingen van persoonsgegevens door Nash Squared Nederland ten behoeve van onze dienstverlening in Nederland. Het is een verbijzondering van het privacy statement van Nash Squared. In geval van tegenstrijdigheden prevaleert het privacy statement van Nash Squared Nederland boven het privacy statement van Nash Squared.
Wij verwerken als dienstverlener persoonsgegevens om onze dienstverlening mogelijk te maken en veelal ook vanwege wettelijke verplichtingen. Wij ontvangen de persoonsgegevens vanaf het moment dat gegevens worden ingevuld op onze websites of de gegevens per e-mail die naar ons worden toegestuurd. De gegevens ontvangen wij rechtstreeks van de persoon of van onze klanten, leveranciers van professionals en derden (bijvoorbeeld een referent).
Persoonsgegevens worden door ons met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Met dit privacy statement maken wij duidelijk welke persoonsgegevens wij verwerken en hoe wij de privacy beschermen.
1. Welke persoonsgegevens verwerken wij van u?
We verwerken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening. Een deel van deze gegevens is verplicht om gebruik te kunnen maken van onze dienstverlening. Aanvullende gegevens kunnen wenselijk zijn om de dienstverlening beter te kunnen afstemmen op uw wensen en kwaliteiten of om te voldoen aan meer specifieke vragen of verplichtingen vanuit onze klanten. Meer specifiek gaat het om - onder andere - de volgende (documenten met) persoonsgegevens:
Op het moment dat u interesse heeft in een (toekomstige) vacature of opdracht via Nash Squared Nederland:
• naam, adres, woonplaats, land, telefoonnummer en e-mailadres;
• nationaliteit, geboortedatum, geslacht;
• CV* en informatie over uw werkervaring;
• uw specialisme en vaardigheden;
• gegevens over uw beschikbaarheid;
• uw salarisvoorwaarden of tariefsindicatie;
• (eventueel) een motivatie waarom u geschikt bent voor de vacature of opdracht;
• (eventueel) gegevens van referenten die wij kunnen raadplegen.
*Bij voorkeur bevat uw CV geen foto, geboorteplaats, godsdienst/levensovertuiging, politieke voorkeur en/of medische gegevens. Mocht u een of meerdere van deze persoonsgegevens wel opnemen in uw CV dan geeft u Nash Squared Nederland expliciet toestemming voor verwerking van deze gegevens.
Op het moment dat u via Nash Squared Nederland kunt gaan werken/werkt/heeft gewerkt:
• naam, adres, woonplaats, land, telefoonnummer en e-mailadres;
• nationaliteit, geboortedatum, geslacht;
• omschrijving van uw opdracht c.q. uw functie, taken en verantwoordelijkheden;
• BSN-nummer, kopie paspoort/identiteitsbewijs, werkvergunning ( alleen voor zover noodzakelijk en toegestaan op grond van de wet);
• overige gegevens die gerelateerd zijn aan de contract-, personeels-, salaris- en verzuimregistratie;
• daarnaast verwerken wij soms ten behoeve van onze klanten gegevens in het kader van een pre-employment screening. U wordt hierover specifiek door ons of door uw werkgevever/leverancier geïnformeerd.
2. Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens?
Wij verzamelen en verwerken uw gegevens voor de uitvoering van onze dienstverlening. Meer specifiek worden uw persoonsgegevens verwerkt om:
1. wet- en regelgeving na te leven, waaronder, maar niet beperkt tot identificatie, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving;
2. uw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met bemiddeling voor een functie of opdracht;
3. u aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten en deze beter te kunnen afstemmen op uw wensen en kwaliteiten. Dit gebeurt door onze medewerkers en deels geautomatiseerd (bijvoorbeeld bij een vacature-alert);
4. een opdracht bij een klant te kunnen vastleggen in een overeenkomst met de klant en de overeenkomst met de klant te onderhouden en na te komen; 5. een werknemers- of contractrelatie met u (of uw werkgever/leverancier) aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren;
6. ten behoeve van onze klanten gegevens te verwerken in het kader van een pre-employment screening;
7. voor managementdoeleinden waaronder managementinformatie, het verzorgen van interne controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole;
8. voor kwaliteitsdoeleinden zoals certificering;
9. om subsidies, premiekortingen e.d. aan te vragen;
10. u te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven en promotie-acties die voor u interessant kunnen zijn;
De verwerking van de persoonsgegevens vindt bij Nash Squared Nederland plaats op basis van een gerechtvaardigd belang, een wettelijke verplichting, toestemming en/of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de doelen zoals hierboven genoemd.
3. Met wie kunnen wij uw persoonsgegevens delen?
Nash Squared Nederland kan uw persoonsgegevens doorgeven aan haar klanten, opdrachtnemers die namens Nash Squared Nederland diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, leveranciers, overheidsinstanties en andere zakelijke relaties. Ook vindt verstrekking van persoonsgegevens plaats in alle gevallen waarin wij hiertoe kunnen worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis. Als wij derden inschakelen in het kader van de uitvoering van onze dienstverlening, dan kunnen dit zogenaamde verwerkers van ons zijn. Onze verwerkers verwerken slechts ten behoeve van ons persoonsgegevens en voor geen enkel ander doel. Uw persoonsgegevens kunnen t.b.v. onze dienstverlening en onder geldende regelgeving worden doorgegeven buiten Nederland. Nash Squared Nederland heeft de nodige maatregelen genomen om te verzekeren dat de doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd. Uw persoonsgegevens worden niet verkocht.
Nash Squared Nederland maakt gebruikt van een business process outsourcing (BPO) service in Vietnam met betrekking tot de administratieve verwerking van inhuurcontracten en tijdlijsten/facturen. Deze BPO service helpt ons in het sneller verwerken van contracten en facturen, waarbij dus ook persoonsgegevens verwerkt worden. De BPO service wordt geleverd door Harvey Nash Vietnam, een dochteronderneming van de Nash Squared Limited. Alle persoonsgegevens die door Harvey Nash Vietnam in opdracht van Nash Squared Nederland verwerkt worden, worden bewaard en verwerkt op servers van Nash Squared Limited. Om de privacy van de persoonsgegevens te borgen heeft Nash Squared Nederland een verwerkersovereenkomst afgesloten met Harvey Nash Vietnam waarin ook de standaardmodel bepalingen volgens artikel 46(2)(c) van de Algemene Verordening Gegevensbescherming zijn opgenomen.
4. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
De bewaartermijnen zijn afhankelijk van de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen. Meer specifiek hanteren wij de volgende bewaartermijnen.
A. Op het moment dat u interesse heeft in een (toekomstige) vacature of opdracht via Nash Squared Nederland:
Uw persoonsgegevens (CV, werkervaring, opleiding, e.d.) zijn beschikbaar tot 6 maanden nadat de sollicitatieprocedure c.q. het aanvraagproces met betrekking tot een specifieke vacature of beschikbare opdracht is geëindigd. Indien u interesse heeft om in aanmerking te komen voor toekomstige vacatures of opdrachten, dan vragen wij uw toestemming om uw persoonsgegevens 2 jaar te bewaren. Voor het einde van deze periode van 2 jaar zullen wij u benaderen of u weer toestemming wil geven voor 2 jaar.
Indien u niet meer benaderd wilt worden voor vacatures/opdrachten, kunt u dat aan ons laten weten. Nash Squared Nederland zorgt dat uw persoonsgegevens dan definitief worden verwijderd.
B. Op het moment dat u solliciteert voor een interne vacature bij Nash Squared Nederland:
Uw persoonsgegevens (CV, werkervaring, opleiding, e.d.) zijn beschikbaar tot 4 weken nadat de sollicitatieprocedure met betrekking tot een specifieke vacature of beschikbare opdracht is geëindigd. Indien u interesse heeft om in aanmerking te komen voor toekomstige interne vacatures, dan vragen wij uw toestemming om uw persoonsgegevens 1 jaar te bewaren.
Indien u niet meer benaderd wilt worden voor interne vacatures, kunt u dat aan ons laten weten. Nash Squared Nederland zorgt dat uw persoonsgegevens dan definitief worden verwijderd.
C. Indien u via Nash Squared Nederland werkt/heeft gewerkt:
In verband met wetgeving bewaren wij uw persoonsgegevens minimaal 7 jaar en maximaal 12 jaar.
D. Persoonsgegevens van zakelijke relaties:
Hieronder verstaan wij de contactgegevens van medewerkers van klanten, leveranciers, opdrachtnemer, referenten en elke andere instantie waarmee wij een zakelijke relatie onderhouden. Deze gegevens worden bewaard voor zo lang als noodzakelijk voor het doel dat wij met de verwerking van deze persoonsgegevens hebben (in de meeste gevallen het onderhouden van de zakelijke relatie).
5. Wijzigingen in ons privacy beleid
Nash Squared Nederland kan van tijd tot tijd om uiteenlopende redenen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in haar Privacy Statement. Het meest actuele Privacy Statement is te allen tijde in te zien op de website van Nash Squared Nederland. Deze versie is opgesteld in oktober 2023.
6. Uw rechten
U heeft het recht ons te verzoeken om:
• u inzage te geven in uw persoonsgegevens;
• uw persoonsgegevens te laten aanvullen, corrigeren of verwijderen;
• bezwaar aan te tekenen tegen de verwerkingen van uw persoonsgegevens;
• uw persoonsgegevens of de verwerking hiervan te beperken; en/of
• uw persoonsgegevens door te geven aan u of aan een derde.
Wij zullen uw verzoek beoordelen conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wij zullen u zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen een maand na ontvangst van uw verzoek, informatie verstrekken over de acties die wij hebben ondernomen naar aanleiding van uw verzoek. Deze termijn kunnen wij met twee maanden verlengen in verband met de complexiteit van uw verzoek of het aantal verzoeken dat wij krijgen. We zullen u in dat geval informeren.
7. Technische informatie en cookies
In het algemeen kunnen onze websites bezocht worden zonder dat uw persoonsgegevens aan ons worden doorgegeven. Indien u wel gevraagd wordt informatie via een website te sturen (b.v. het uploaden van uw cv), wordt duidelijk gemaakt waarom de gegevens gevraagd worden en wat hiervoor de zogenaamde grondslag is (bijvoorbeeld uw toestemming, een wettelijke plicht of voor het aangaan/uitvoeren van een overeenkomst). Er wordt daarbij ook verwezen naar dit privacy statement zodat duidelijk is hoe de gegevens verwerkt worden.
Nash Squared Nederland wil ervoor zorgen dat al onze websites eenvoudig te gebruiken zijn en dat de informatie duidelijk, snel beschikbaar en betrouwbaar is. Soms gaat het om het plaatsen van kleine hoeveelheden informatie op uw computer, inclusief kleine bestanden die bekend staan als cookies. Deze stukjes informatie worden gebruikt om onze services voor u te verbeteren, bijvoorbeeld:
• een website in staat stellen om uw apparaat te herkennen, zodat u niet meerdere keren dezelfde informatie hoeft te geven tijdens één taak;
• herkennen dat u mogelijk al een gebruikersnaam en wachtwoord hebt opgegeven, zodat u dit niet voor elke gevraagde webpagina hoeft te doen;
• meten hoeveel mensen onze sites gebruiken, zodat ze gemakkelijker kunnen worden gebruikt en er voldoende capaciteit is om ervoor te zorgen dat ze snel zijn;
Cookies worden door onze webservers ingesteld om ervoor te zorgen dat uw sessie wordt onderhouden gedurende uw bezoek (totdat u uw webbrowser afsluit).
U kunt alle cookies die al op uw computer staan verwijderen en u kunt de meeste browsers instellen om te voorkomen dat ze worden geplaatst. Maar als u dit doet, moet u mogelijk sommige voorkeuren handmatig bijstellen wanneer u websites van Nash Squared Nederland bezoekt.
Onze websites kunnen verwijzingen en/of hyperlinks naar één of meerdere websites van anderen bevatten. Dit privacystatement is niet van toepassing op deze websites en wij raden u aan het privacybeleid van de websites van deze anderen na te lezen zodat u op de hoogte bent hoe zij met uw privacy omgaan.
8. Beveiliging
Nash Squared Nederland doet er alles aan om uw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Wij doen dit aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Bijvoorbeeld: alleen geautoriseerden hebben toegang tot de gegevens. Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan gegevensverwerkers die namens Nash Squared Nederland diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is Nash Squared Nederland met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.
9. Vragen, opmerkingen, klachten of (vermoeden) datalek
Heeft u vragen, opmerkingen, klachten over de bescherming van uw persoonsgegevens door Nash Squared Nederland of het vermoeden van een datalek, dan kunt u per e-mail contact opnemen met onze Privacy Officer via legal.audits.nl@nashsquared.com.
Privacy statement Nash Squared Nederland
This is the privacy statement of Nash Squared B.V., Industrieweg 4, 3606 AS Maarssen, The Netherlands, registered with the Dutch Chamber of Commerce under number 73842729 and
her subsidiaries: Harvey Nash B.V., Nash Perspective B.V. and Harvey Nash
Detachering B.V. (Spinks, Team4Talent and CookieCrunchers).
Nash Squared B.V. is part of the Nash Squared Limited with headquarters in the United Kingdom (Nash Squared, 3 Noble Street, London EC2N 4AY).
This privacy statement relates to the processing of personal data by Nash Squared Nederland for the purpose of our services in the Netherlands. It elaborates on the privacy policy of Nash Squared. In case of contradictions, the privacy statement of Nash Squared Nederland prevails over the privacy statement of the Nash Squared.
As a recruitment provider we process personal data in order to provide our services and often also because of statutory obligations. We receive the personal data once data is entered on our websites, applications and platforms or data is sent to us by email. We receive the data directly from the person (the data subject) or from our clients, suppliers of professionals and third parties (for example from a referent).
We handle and secure personal data with the greatest possible care. With this privacy statement we explain which personal data we process and how we protect privacy.
1. Which personal data do we process?
We process the personal data necessary for our services. Some of this data is mandatory to be able to use our services. Additional data may be desirable to enable us to better match the service to your wishes and qualities or to comply with more specific questions or obligations from our client. More specifically, it concerns - among other things - the following (documents containing) personal data:
When you are interested in a (future) vacancy or assignment via Nash Squared Nederland:
• Name, address, place of residence, country, telephone number and email address;
• Nationality, date of birth, gender;
• CV* and information about your work experience;
• Your specialism and skills;
• Data relating to your availability;
• Your salary conditions or rate indication;
• A motivation explaining why you are suitable for the vacancy or assignment (if applicable);
• Details of references we may consult (if applicable).
*Your CV should preferably not contain a photo, place of birth, religion/belief, political preference and/or medical data. If you do include one or more of these personal data in your CV, you give Nash Squared Nederland explicit consent for the processing of this data.
Once you can start working/are working/have worked with Nash Squared Nederland:
• Name, address, place of residence, country, telephone number and email address;
• Nationality, date of birth, gender;
• Description of your assignment and/or your position, tasks and responsibilities;
• BSN number, copy passport/identity card, work permit (only to the extent necessary and permitted by law);
• Other data related to the contract, personnel, salary and absenteeism records;
• in addition, we sometimes process data on behalf of our client as part of a pre-employment screening process. You will be informed of this separately.
2. Why do we collect your personal data?
We collect and process your data for the performance of our services. More specifically, your personal data are processed:
1. To comply with laws and regulations, including, but not limited to, identification, labour legislation, tax and social security legislation;
2. To assess your suitability and availability in connection with mediation for a vacancy or assignment;
3. To be able to make you offers and/or provide information about the services and other activities and to be able to better match these to your wishes and qualities. This is carried out by our employees and is partly automated (for example in case of a vacancy alert);
4. To be able to record an assignment with a client in an agreement with the client and to maintain and fulfil the agreement with the client;
5. To enter into and maintain an employee or contract relationship with you (or your employer/supplier) and to carry out the relevant administration for this purpose;
6. To process data on behalf of our clients within the scope of a pre-employment screening;
7. For management purposes including management information, ensuring internal control and operational safety, and conducting audits;
8. For quality purposes such as certification;
9. To apply for subsidies, premium discounts, etc.;
10. To contact you for commercial offers, newsletters and promotions that may be of interest to you.
Processing of personal data at Nash Squared Nederland is carried out on the basis of a legitimate interest, a statutory obligation, consent and/or for the performance of the agreement in accordance with the purposes as stated above.
3. With whom may we share your personal data?
Nash Squared Nederland may disclose your personal data to its clients, contractors providing services or performing assignments on behalf of Nash Squared Nederland, suppliers, government agencies and other business relations. We also provide personal data in all cases where we may be required to do so, for example, by a court order or a court ruling. If we engage third parties in the performance of our services, they may be so-called processors of ours. Our processors only process personal data for our benefit and for no other purpose. Your personal data may be transferred outside the Netherlands for the purpose of our services and subject to applicable regulations. Nash Squared Nederland has taken the measures to ensure that all personal data transferred is adequately protected. Your personal data will not be sold.
Nash Squared Nederland utilises a business process outsourcing (BPO) service in Vietnam to help us in the administrative processing of contracts and timesheets/invoices. This service helps us to process contracts and invoices more quickly and involves the processing of personal data. The BPO service we use is provided by Harvey Nash Vietnam, a subsidiary of Nash Squared Nederland. All personal data as processed by Harvey Nash Vietnam as commissioned by Nash Squared Nederland will be stored and processed on servers of the Nash Squared Limited. To ensure privacy of the personal data Nash Squared Nederland has entered into a data processing agreement with Harvey Nash Vietnam and included standard contractual clauses according to Article 46(2)(c) GDPR.
4. How long do we keep your personal data for?
The retention periods depend on the applicable statutory retention periods. More specifically, we use the following retention periods.
A. When you are interested in a (future) vacancy or assignment via Nash Squared Nederland:
Your personal data (CV, work experience, education, etc.) is available up to 6 months after the application period or the application process with respect to a specific vacancy or available assignment has ended. If you are interested in being considered for future vacancies or assignments, we ask your permission to keep your personal data for 2 years. Before the end of this 2-year period we will contact you to request your permission for another 2-year period.
If you no longer wish to be contacted for vacancies or assignments, please let us know. In that case, Nash Squared Nederland will ensure that your personal data is permanently deleted.
B. If you are working/have worked via Nash Squared Nederland:
Legislation requires us to keep your personal data for a minimum of 7 years and a maximum of 12 years.
C. Personal data of business relations:
By this we mean the contact details of employees of clients, suppliers, contractors, referents and any other organisation we maintain a business relationship with. This data is kept for as long as necessary for the purpose for which we process this personal data (in most cases maintaining the business relationship).
5. Changes to our privacy policy
Nash Squared Nederland may make changes or additions to its Privacy Statement from time to time for a variety of reasons. The most current Privacy Statement can be viewed on the Nash Squared Nederland website at all times. This version was drawn up in October 2023.
6. Your rights
You have the right to ask us:
• To give you access to your personal data;
• To have your personal data supplemented, adjusted or removed;
• To object to the processing of your personal data;
• To restrict your personal data or the processing thereof; and/or
• To disclose your personal data to you or to a third party.
We will assess your request in accordance with the General Data Protection Regulation. We will provide you with information about the actions we have taken in response to your request, as soon as possible, but in any case within one month of receiving your request. We may extend this period by two months due to the complexity of your request or the number of requests we receive. In that case, we will inform you.
7. Technical information and cookies
In general, our websites can be visited without your personal data being passed on to us. If you are asked to send information via a website (e.g. uploading your CV), it will be explained why the data is requested and the so-called basis for this will be stated (e.g. your consent, a statutory obligation or to enter into/perform an agreement). Reference is also made to this privacy statement so that it is clear how the data is processed.
Nash Squared Nederland wants to ensure that all our websites are easy to use and that the information is clear, quickly available and reliable. At times this involves placing small amounts of information on your computer, including small files known as cookies. These pieces of information are used to improve our services for you, for example:
• To enable a website to recognise your device, so you do not need to provide the same information several times in a single task;
• To recognise that you may already have entered a username and password, so you do not need to do so for each web page requested;
• To measure how many people use our websites so they can be used more easily and so there is sufficient capacity to ensure the websites are fast.
Cookies are set by our web servers to ensure that your session is maintained during your visit (until you close your web browser).
We also use cookies set by Google Analytics, which allow us to measure visitor numbers and website usage. Please consult the Google Code website for more information about the cookies set by Google Analytics. You can manage and/or delete cookies as you see fit using your web browser.
You can delete all cookies that are already on your computer and you can set most browsers to prevent them from being placed. However, if you do this, you may need to manually adjust some preferences when visiting Nash Squared Nederland websites.
Our websites may contain references and/or hyperlinks to one or more other websites of third parties. This privacy statement does not apply to these websites and we encourage you to review the privacy policies of the websites of those other parties, so that you are aware of how they handle your privacy.
8. Security
Nash Squared Nederland makes every effort to protect your personal data against unauthorised use. We do this by means of physical, administrative, organisational and technical measures. For example: only authorised persons have access to the data. If and to the extent that data is provided to data processors who provide services or carry out assignments on behalf of Nash Squared Nederland, Nash Squared Nederland has agreed with them that they will also provide optimum security with respect to the personal data.
9. Questions, remarks, complaints or (suspected) data breach
If you have any questions, comments, complaints about the protection of your personal data by Nash Squared Nederland or the suspicion of a data breach, please contact our Privacy Officer by email at legal.audits.nl@nashsquared.com