Algemeen
Harvey Nash hanteert een complianceprocedure om de risico's die aan de inhuur van interim-medewerkers vastzitten, tot een minimum te beperken. De meestvoorkomende vragen met betrekking tot deze procedure hebben we voor u op een rijtje gezet, met daarbij uiteraard de antwoorden. Staat uw vraag er niet bij? Of blijft u met vragen zitten na het antwoord gelezen te hebben? Neem dan gerust contact op met onze afdeling Contract Management.
Inlenersaansprakelijkheid
Wat is inlenersaansprakelijkheid? Indien de leverancier (uitlener) van een interim-medewerker de loonheffingen en omzetbelasting niet betaalt, kan de opdrachtgever (inlener) daarvoor aansprakelijk worden gesteld. Mocht dit het geval zijn, dan kan de inlener de nadelige financiële gevolgen hiervan beperken door het deel van het factuurbedrag dat is bestemd voor de loonheffingen en omzetbelasting, te storten op een zogenaamde g-rekening van de uitlener.
G-rekening
Wanneer stelt Harvey Nash het houden van een g-rekening als een verplichte voorwaarde? Als er sprake is van de inhuur van een medewerker in loondienst of bij de inhuur van een interim-medewerker die werkt via het Uniforce-concept. Ons bedrijf krijgt geen g-rekening, wat nu? In eerste instantie neemt u het beste contact op met de Belastingdienst. Het kan zijn dat het aanvraagformulier niet goed is ingevuld. Een andere mogelijke reden is dat de Belastingdienst van oordeel is dat uw onderneming niet in aanmerking komt voor een g-rekening. Als u bijvoorbeeld niet voldoet aan de voorwaarde dat de onderneming zich (nagenoeg) uitsluitend moet bezighouden met het uitlenen van personeel, bestaat de kans dat de Belastingdienst de g-rekening weigert. Een toelichting van uw kant kan hierbij helpen. Mocht het zo zijn dat de Belastingdienst de g-rekening definitief niet verstrekt, dan zal Harvey Nash met u afspreken dat óf ieder kwartaal een accountantsverklaring aangeleverd moet worden óf dat wij rechtstreeks storten aan de Belastingdienst. Waarom stort Harvey Nash 55% op mijn g-rekening? Harvey Nash is verplicht om 55% af te storten op de g-rekening, volgens de NEN-4400-1 normering zoals bepaald door de Stichting Normering Arbeid (SNA). De SNA is hierbij uitgegaan van het geldende btw-percentage van 21 en een percentage voor de loonheffingen (loonbelasting, premies volksverzekeringen en werknemersverzekeringen). Indien er te veel geld op uw rekening blijft staan, dan kunt u bij de Belastingdienst vragen om deblokkering.
Facturatie
Wat is de betalingstermijn voor mijn factuur? Standaard is de betalingstermijn 30 kalenderdagen. Afhankelijk van de klant voor wie u werkzaam bent, kan daarvan worden afgeweken. Wat is er nodig om de betalingstermijn voor mijn factuur te verkorten? Als u de betalingstermijn voor uw factuur wilt verkorten, dient u dat af te stemmen met de klant. Als de klant akkoord gaat, dient u Harvey Nash hierover te informeren. Naar wie stuur ik mijn factuur, Harvey Nash of de eindklant? U stuurt de factuur naar Harvey Nash. In de facturatierichtlijnen die u van ons ontvangt, vindt u het betreffende e-mailadres waarnaar de factuur gemaild moet worden. Waarom hebben jullie een KvK-uittreksel nodig dat niet ouder dan 6 maanden is? Dat uittreksel is nodig om een zo actueel mogelijk zicht te krijgen en te houden op eventuele mutaties in de onderneming, bijvoorbeeld een verandering van tekenbevoegde. Reversed Billing Met reversed billing zijn de goedgekeurde uren en het bijbehorende factureringsproces digitaal aan elkaar gekoppeld. Wij ontvangen van de opdrachtgever goedgekeurde uren en verwerken dit in onze administratieve systemen. Doordat wij in het bezit zijn van de goedgekeurde uren genereren wij automatisch een digitale reversed billing factuur. Hierdoor hoeft u geen aparte factuur meer te versturen. Meer informatie over de facturatie en revered billing is te vinden op de onze speciale microsite.
Accountantsverklaring
Waar moet de accountantsverklaring aan voldoen? De accountantsverklaring moet worden opgesteld door een RA (Registeraccountant) of AA (Administratie Accountant) conform de template van de NBA (Nederlandse Beroepsorganisatie voor Accountants). Een voorbeeldverklaring is beschikbaar op de website van de NBA (template 21.5.1). Wanneer moet de accountantsverklaring worden aangeleverd? De accountantsverklaring moet gedurende de looptijd van de opdracht binnen 6 weken na afloop van ieder kwartaal worden overlegd.
NEN 4400
Wat is de NEN 4400-normering? De NEN 4400-1-norm is een nationale norm die eisen stelt aan uitleners en (onder)aannemers van werk, die in Nederland gevestigd zijn. Die eisen hebben onder andere betrekking op de afdracht van belastingen en sociale premies en het gerechtigd zijn tot het verrichten van arbeid in Nederland. Het doel van het NEN 4400-1-certificaat is het risico voor opdrachtgevers op verhaal en boetes van de Belastingdienst en andere overheidsinstanties te beperken. De Stichting Normering Arbeid (SNA) toetst 1 x per jaar of aan de gestelde eisen wordt voldaan. Meer informatie is te vinden op de website van de SNA. Wat is het nut van NEN 4400-certificering? Door gecertificeerd te zijn met de NEN 4400-1-norm biedt u opdrachtgevers een mate van zekerheid dat ze zo min mogelijk financieel risico lopen door samen te werken met uw organisatie.
Wet DBA
DBA-Microsite Laat u goed informeren! Harvey Nash heeft een speciale DBA-microsite ingericht waarop u alle informatie en antwoorden op de meest gestelde vragen kunt vinden. Wilt u meer weten over de wet DBA? Kijk dan op onze microsite om u volledig te laten informeren over de wet DBA. Klik hier voor de DBA-microsite van Harvey Nash.
Waadi
DBA-Microsite Waarom stelt Harvey Nash Waadi-registratie verplicht voor zelfstandigen met een BV? De directeur-grootaandeelhouder (DGA) van een BV is in loondienst van zijn eigen BV en stelt (formeel) zichzelf ter beschikking van een inlener. Op grond van de wet is de Waadi-registratieplicht daarom van toepassing. Indien de inspectie constateert dat de BV van de DGA niet Waadi-geregistreerd is, wordt er echter, conform het boetebesluit dat de overheid hanteert, geen boete opgelegd. Maar ondanks het feit dat er geen boete opgelegd wordt, hanteert Harvey Nash het uitgangspunt dat er wel aan de wettelijke verplichting voldaan moet worden. Ook vanuit de NEN-certificering mogen wij pas een contract met de BV van een DGA aangaan wanneer er sprake is van een juiste Waadi-registratie. Een dergelijke registratie is gratis en kan met één telefoontje naar de Kamer van Koophandel geregeld worden.
Gevolgen non-compliancy
Harvey Nash heeft slechts een gedeelte van mijn totale factuurbedrag overgemaakt. Waarom? We willen graag voorkomen dat uw factuur -geheel of gedeeltelijk- te laat betaald wordt. Daarom is het belangrijk dat de factuur voldoet aan de eisen die de wet daaraan stelt, en aan de aanvullende wensen van Harvey Nash die zorgen voor een soepele verwerking. Hieronder vindt u een overzicht van deze eisen en wensen. Op de factuur moet in elk geval staan: een factuurnummer (opeenvolgend t.o.v. de vorige en de volgende factuur); de factuurdatum; de datum/data waarop de dienst is verricht; naam en adres van de ondernemer en, indien van toepassing, de naam van de medewerker die de dienst verrichtte; uw btw-identificatienummer; uw inschrijvingsnummer bij de Kamer van Koophandel; naam en adres van degene aan wie de dienst werd verleend; duidelijke omschrijving van de verleende dienst; de hoeveelheid of omvang van de verleende dienst en om wat voor soort dienst het gaat; het tarief en eventuele kortingen die nog niet in het tarief zijn opgenomen; het btw-bedrag, uitgedrukt in euro's; het nummer van de g-rekening, indien van toepassing. Met de factuur moet een goedgekeurde urenstaat worden meegestuurd. Enkel wanneer u van Harvey Nash een factuuradvies ontvangt, is die goedgekeurde urenstaat niet nodig. In dat geval staat dat vermeld in de e-mail 'Algemene informatie', die u eerder van ons heeft ontvangen. Ook is het van belang dat u factureert conform de overeengekomen facturatieperiode. Raadpleeg hiervoor de (concept-)overeenkomst. Tot slot moet Harvey Nash alle benodigde documenten hebben (terug)ontvangen om betalingen tijdig en volledig te kunnen doen. Denk hierbij aan: ondertekende overeenkomsten; een uittreksel van de Kamer van Koophandel van alle betrokken partijen; een overeenkomst G-rekening. Indien u zich afvraagt of we nog bepaalde documenten nodig hebben, neemt u dan gerust contact met ons op. Ook als u een andere vraag heeft. We staan graag voor u klaar!