Directiesecretaresse

Voor onze eindklant GGZ Rivierduinen is Harvey Nash op zoek naar een Directiesecretaresse

Startdatum: in overleg

Duur: ongeveer 9 maanden

Aantal uur: De inzet is in eerste instantie voor 3 dagen per week, met de mogelijkheid dat dit in de loop van de periode wordt uitgebreid (36 uur)

Locatie: Leiden

Welke uitdaging ga je aan?

Ben jij accuraat, organisatiesensitief, weet jij van aanpakken en kan jij goed prioriteiten stellen? Dan zoeken wij jou! Voor onze directie van zorgfunctie Jong zoeken wij tijdelijke ondersteuning in de vorm van een directiesecretaresse, die de directeuren ontzorgt zodat zij zich kunnen focussen op hun taken binnen onze organisatie.

Als directiesecretaresse heb je een breed scala aan werkzaamheden, waarmee je een belangrijke bijdrage levert aan het operationeel functioneren van de directie. Je ontzorgt de directie in de breedste zin van het woord. Dit doe je in samenwerking met collega-directiesecretaresses van onze andere zorgfuncties, zodat jullie in staat zijn om elkaar op hoofdlijnen waar te nemen en taken over te nemen.

Vanwege ontwikkelingen binnen de organisatie en verschuivende werkzaamheden binnen de directie, is er sprake van een bredere en deels veranderende ondersteuningsvraag. Dit betekent dat je naast de reguliere secretariële werkzaamheden ook ondersteunt bij diverse managementtaken. Flexibiliteit en het vermogen om mee te bewegen met deze ontwikkelingen zijn daarom belangrijk.

Deze tijdelijke inzet is nodig ter vervanging van een collega die momenteel afwezig is, in combinatie met bovengenoemde ontwikkelingen binnen de directie. Voor deze inzet zoeken we per direct een nieuwe collega die voor ongeveer 9 maanden beschikbaar is (tot en met januari). De inzet is in eerste instantie voor 3 dagen per week, met de mogelijkheid dat dit in de loop van de periode wordt uitgebreid (36 uur).

Jouw werkzaamheden:

• Je beheert en bewaakt de complexe agenda van jouw directie;
• Je voert zelfstandig correspondentie;
• Je beheert de mailbox, stelt prioriteiten en verzorgt de opvolging;
• Je bereidt in samenwerking met jouw directie vergaderingen voor, zorgt voor een goede agenda en verslaglegging en bewaakt de actielijsten;
• Je draagt zorg voor optimaal documentbeheer;
• Je plant en organiseert in- en externe bijeenkomsten, vergaderingen, heidagen, managementdagen;
• Je assisteert bij projecten;
• Je verzorgt interne communicatie.

Wie ben jij?

Om de functie van directiesecretaresse goed uit te kunnen voeren heb je uitstekende communicatievaardigheden en ben je in staat prioritering aan te brengen in zowel interne als externe verzoeken. Je kan goed samenwerken op verschillende niveaus en je bent proactief. Je bent een collegiale teamspeler, je hebt oog voor lief en leed, en functioneert goed onder hoge druk. Ook ben je per direct beschikbaar tot in ieder geval eind januari.

• Je bent vakkundig, een snelle denker met veel werkervaring en je bent in staat jezelf schriftelijk goed uit te drukken.
• Je hebt natuurlijk overwicht, verbindend vermogen en communiceert makkelijk.
• Je bent organisatiesensitief, en kunt feilloos prioriteiten bepalen.

Verder beschik je over:

• Hbo werk- en denkniveau en je hebt een afgeronde secretaresseopleiding;
• 2 tot 5 jaar werkervaring in een soortgelijke functie;
• Geavanceerde kennis van MS 365/ Office en beheersing van IBabs is gewenst.

Waar ga je werken?

Je werkt voor de directeur algemene zaken en de directeur behandelzaken van zorgfunctie Jong. De directie stuurt de managementteams aan. Als directiesecretaresse maak je onderdeel uit van deze managementteam. Je standplaats is Leiden.

Rivierduinen Jong

Rivierduinen Jong organiseert de behandeling voor jonge cliënten tot 25 jaar met complexe problematiek. De lijntjes zijn kort, de sfeer is prettig en tegelijkertijd professioneel met ruimte voor intervisie en collegiaal overleg. Er zijn Jong teams op verschillende locaties in het werkgebied van Rivierduinen. We zijn een team dat goed op elkaar is ingespeeld en elkaars specialiteiten weet te benutten. We zijn behulpzaam en betrokken naar elkaar en hebben wederzijds vertrouwen hoog in het vaandel staan. Samen hebben we één doel: het belang van de cliënten staat voorop! In ons team werk je samen met psychiater, psychotherapeut, GZ- en basispsychologen, systeemtherapeuten, verpleegkundige specialisten, vak-therapeuten (PMT en beeldend) en ambulant psychiatrisch hulpverleners.

Ons uitgangspunt daarbij is om door middel van onze behandelingen samen met de cliënt en zijn/haar omgeving te werken aan de weg naar herstel en hen de regie over hun leven te laten behouden.

Poli Jong heeft de volgende expertises in huis: autisme, Kristal (complexe psychiatrie met LVB), Trauma & hechting, stemmings- en angststoornissen en persoonlijkheidsproblematiek. Deze combinatie van kennis en expertise zorgt voor een geïntegreerd en specialistisch behandelaanbod waarin we ons willen blijven ontwikkelen.

Jouw directeur behandelzaken zet zich ook in voor de Wijkgerichte psychiatrie (FACT) en een aantal grote projecten. In de loop van dit jaar moet zij zich voorbereiden op een overstap naar onze klinische voorzieningen. Dit vraagt organisatorisch veel.