JP3272 Document Controller - Large Projects

Gasunie zoekt een Document Controller voor het WarmtelinQ project.

WarmtelinQ is het duurzame warmte-infrastructuurproject van Gasunie dat restwarmte uit de Rotterdamse haven naar Zuid-Holland vervoert. Met deze technisch complexe verbinding leveren we een belangrijke bijdrage aan de energietransitie. Wil jij meebouwen aan dit unieke warmtenet? Bij WarmtelinQ krijg je de kans om nieuwe assets te realiseren én bestaande installaties toekomstbestendig te maken in een omgeving die steeds uitdagender wordt.

Als Document Controller speel je een sleutelrol in de energietransitie. Je maakt deel uit van het Document Control team en werkt nauw samen met je collega-Document Controllers. Samen zorgen jullie binnen de afdeling projectbeheersing voor het gestructureerd beheren van alle officiële projectdocumentatie, waardoor onze projecten voorspelbaar en succesvol verlopen.

Juist in de huidige dynamische fase breng jij extra waarde door onze documentatiestromen continue naar een hoger niveau te tillen. Je richt samen met je Lead Document Controller, je proactief bij op de optimalisatie van onze systemen en vertaalt dit naar een heldere instructies en toekomstbestendige plannen voor de projectteams. Waar nodig anticipeer je scherp op onvoorziene situaties. Door slim te improviseren (zonder structuur te verliezen), zorg je dat het beheer van ons projectdocumentatie ten alle tijde beheersbaar en succesvol blijft.

Voor deze opdracht staan wij open voor verschillende contractvormen:

✔ Loondienstverband - Inschaling conform de geldende CAO.
✔ ZZP - Op basis van een overeenkomst van opdracht.

Belangrijke voorwaarden voor ZZP-inzet:

De opdracht wordt uitgevoerd als zelfstandig ondernemer, zonder werkgeversgezag of integratie in de organisatie;
Er is sprake van een duidelijke opdrachtomschrijving met concrete deliverables;
De inzet dient te passen binnen de geldende DBA-richtlijnen.

Bij inhuur via een leverancier gelden de afgesproken tarieven en voorwaarden conform de bemiddelingsovereenkomst. Loondienstkandidaten worden ingeschaald volgens de toepasselijke CAO

Sluiting vacature: 29-06-2026

Interview datum: 09-07-2026 (middag)

Waar ga je werken?

Standplaats is Den Haag.

Om de dynamiek van het project optimaal te steunen en direct te schakelen met het projectteam, ligt de nadruk op jouw aanwezigheid op locatie. Dit zorgt voor korte lijnen en maximaal succes. In overleg met de Lead Document Controller stem je de ideale balans af tussen jouw aanwezigheid op kantoor en de mogelijkheid om deels thuis te werken. Daarnaast ben je bereid om incidenteel naar een andere projectlocaties te reizen.

Richt tarief
FG55, scope projectmanagement, all-in

Eind: €80,25-€86,25

Salaris van €3.912 tot €5.326 bruto per maand (schaal 55) op basis van een fulltime dienstverband. Hier bovenop ontvang je een vaste 13e maand (vakantiegeld) en 14e maand

20 vakantiedagen bij een fulltime dienstverband. Wil je meer vrije dagen? Met je flexibel keuzebudget koop je tot wel 27,5 extra verlofdagen.

Reiskosten woon-werk 0,23c km

Een maandelijks thuiswerkvergoeding van € 24,50 (netto)

Inschaling van de functie
Document- en bestandsbeheerder 55

Inhuurtermijn

20-07-2026 t/m 31-12-2027 (optie verlenging)

Gevraagd aantal uur:

32-40 uur pw (max 1840 per jaar of evenredig bij gedeelte van een jaar).

Wat ga je doen?

Voor projecten binnen Gasunie wordt tijdelijke specialistische expertise gevraagd op het gebied van document control, documentbeheer en informatiebeheer binnen complexe technische projectomgevingen.

De opdracht is gericht op het zelfstandig realiseren van een gestructureerde inrichting en beheersing van officiële projectdocumentatie gedurende de volledige projectlevenscyclus. Hierbij staat het tijdig, correct en herleidbaar beheren, distribueren en beschikbaar stellen van projectdocumentatie centraal conform geldende kwaliteitsnormen en interne richtlijnen.

Daarnaast levert de opdracht een bijdrage aan de verdere professionalisering van document control binnen de organisatie, waaronder uniforme werkwijzen, centrale dienstverlening en een meer data- en informatiegedreven aanpak.

Op te leveren resultaten

Een ingerichte en beheerde documentstructuur voor projectdocumentatie, inclusief consistente documentnummering, identificatie, archivering en traceerbaarheid.
Een aantoonbaar beheerst proces en uitvoering voor documentstatussen, metadata, reviewcycli en tijdige distributie van documenten en commentaren.
Verwerkte inkomende en uitgaande transmittals en een actueel gehouden Master Document Register (MDR), inclusief controles op documentstromen met externe partijen.
Kwaliteitscontroles op projectdocumentatie gericht op integriteit, volledigheid en naleving van geldende richtlijnen en standaarden.
Opstellen en bespreken van voortgangs- en statusrapportages ten behoeve van projectteams en projectmanagement.
Adviezen en ondersteuning aan projectteams en externe partijen op het gebied van document control en SharePoint-toepassingen.
Beheer van toegangen en autorisaties binnen SharePoint ten behoeve van projectdocumentatie.
Signalering van knelpunten en verbetervoorstellen gericht op optimalisatie en doorontwikkeling van documentbeheerprocessen en systemen.
Bijdragen aan verdere professionalisering van het vakgebied document control, waaronder:

uniforme werkwijzen;
overdraagbaarheid van werkzaamheden;
data- en informatiegedreven werken;
doorontwikkeling van systemen en processen.

Context van de opdracht

De opdracht vindt plaats binnen technische projectomgevingen waarin wordt samengewerkt met projectteams, management en externe partijen.

De specialist voert de werkzaamheden zelfstandig uit vanuit eigen expertise op het gebied van documentbeheer, document control en informatiemanagement en levert inhoudelijke ondersteuning, analyses, beheeractiviteiten en verbetervoorstellen binnen de projectdoelstellingen.

Benodigde expertise

Voor uitvoering van de opdracht is aantoonbare kennis en ervaring benodigd op het gebied van:

minimaal MBO-4 werk- en denkniveau
BIM-certificaat is een pré
document management binnen grote technische projecten (minimaal 5 jaar ervaring);
document management systemen zoals SharePoint, SDx of vergelijkbare platforms en diepgaande kennis van SharePoint als 'key-user' zodat je weet hoe het functioneert en effectief kan beheren;

documentbeheerprocessen, waaronder: versiebeheer, archivering, metadata, reviewcycli, documentclassificatie, distributiematrices en Master Document Registers (MDR).

datamigraties van en naar SharePoint of vergelijkbare systemen;
documentmanagementsysteem-implementaties;
rapportage en informatievoorziening binnen projectomgevingen.

Gewenste competenties

Sterke communicatieve vaardigheden en het vermogen stakeholders mee te nemen in werkwijzen en verbeteringen.
Organisatorisch vermogen en het kunnen prioriteren binnen meerdere parallelle werkzaamheden of projecten.
Nauwkeurige en gestructureerde werkwijze met oog voor kwaliteit en detail.
Proactieve en zelfstandige werkhouding gericht op signaleren van verbeterkansen en realiseren van oplossingen.
Flexibiliteit en pragmatisch vermogen in veranderende projectomgevingen.
Samenwerkingsgerichtheid met aandacht voor participatie, afstemming en draagvlak binnen teams en projectorganisaties.

Over Gasunie en de afdeling

Gasunie is een netwerkbedrijf voor energie. In Nederland en Noord-Duitsland beheren en onderhouden we de infrastructuur voor grootschalig transport en opslag van aardgas. Dit zal met de energietransitie steeds verder verschuiven naar groen gas en waterstof. Daarnaast werken we mee aan de aanleg en het beheer van netwerken voor warmte en CO₂. Wij zorgen ervoor dat dit deel van de energievoorziening veilig, ongestoord en zo duurzaam mogelijk gebeurt. Zodat iedereen altijd over energie kan beschikken.

Over de afdeling

Onze afdeling Document Control for Large Projects bestaat uit circa 20 collega's. Onze dienstverlening is gericht op grote projecten: je werkt dan ook in grote projecten. Samen vormen we een team van Document Controllers die met elkaar in verbinding staan en samen het vakgebied verder willen professionaliseren.

Meer weten?

Neem contact op Patrick van Montfoort via patrick.vanmontfoort@harveynash.com

LET OP AANBIEDINGEN ZONDER HET ONDERSTAANDE WORDEN NIET IN BEHANDELING GENOMEN

Eerst mogelijke startdatum

Beschikbaarheid in uren per week

Tarief voor de leverancier all-in (incl. reis- en/of verblijfkosten, excl btw)

loondiens of via leverancier

Vakantieplanning binnen de komende 3 maanden

Woonplaats