Aan welke eisen dient mijn factuur te voldoen?
Op alle facturen die aan Harvey Nash B.V. gestuurd worden, dienen de onderstaande, door de wet bepaalde basisgegevens, duidelijk vermeld te worden:
• Een opeenvolgend nummer.
• De datum van uitreiking van de factuur.
• De datum waarop de dienst verricht is.
• Naam en adres van de ondernemer en indien van toepassing, de naam van de medewerker die de dienst verricht.
• Het B.T.W.-identificatienummer.
• Nummer Kamer van Koophandel.
• Naam en adres van de afnemer aan wie de dienst wordt verleend.
• Een duidelijke omschrijving van de verleende dienst.
• De hoeveelheid (of omvang) en aard van de verleende dienst.
• Het tarief en eventuele kortingen die nog niet in het tarief zijn inbegrepen.
• Het BTW-bedrag uitgedrukt in euro’s.
• Het BIC/IBAN van het bankrekeningnummer.
• Indien van toepassing, de BIC/Iban van de G-rekening.
Waar moet ik verder rekening mee houden bij het opmaken/versturen van de factuur?
Om ervoor te zorgen dat de factuur snel verwerkt en betaald wordt. Tevens verzoeken wij vriendelijk de volgende punten te hanteren: Optietekst: ontvangen wij graag de factuur en de urenstaat, separaat in PDF format in één email.
• De email dient vanuit een persoonlijk mailadres gestuurd te worden, , bijvoorbeeld achternaam@bedrijfsnaam.nl. I.v.m. ontvangstbevestigingen ontvangen wij liever geen mail van bijvoorbeeld info@bedrijfsnaam.nl.
• De facturatieperiode moet gelijk moet lopen met die van de klant. Bijvoorbeeld; o 4 wekelijks o 4 / 4 / 5 weken o maandelijks
• De onkosten ontvangen wij graag op een aparte factuur. De reden hiervoor is dat wanneer de onkosten mogelijk niet akkoord zijn, wij in ieder geval de uren kunnen verwerken en facturen. Dan zal de betaling minimale vertraging oplopen en vice versa.
• Om het proces zo soepel mogelijk te laten verlopen, ontvangen wij graag één factuur per persoon per periode.
• Als de opdrachtgever werkt met een PO-nummer, is het noodzakelijk om deze ook op de factuur te verwerken.
Dien ik urenstaten mee te sturen?
Facturen dienen altijd gebaseerd te worden op goedgekeurde uren. Hoe deze uren aangeleverd dienen te worden verschilt per klant. Dit staat in de factuurrichtlijnen vermeld, Die voorafgaand aan de start van de opdracht gestuurd worden per email vanuit Harvey Nash.
Dit zijn de mogelijkheden:
• Niets meesturen: Harvey Nash haalt zelf de urenstaten uit het systeem van de opdrachtgever.
• Digitale registratie meesturen: Een print screen van de goedgekeurde uren.
• Hardcopy (PDF): De opdrachtgever werkt met het handmatig tekenen van tijdlijsten. Indien er een hardcopy gestuurd wordt, dient deze in ieder geval voorzien te worden van: naam medewerker, periode gewerkte uren, naam klant, naam manager, handtekening manager, datum van goedkeuren en een handtekening van de medewerker.
Kan ik factureren als mijn contract nog niet definitief is?
Wanneer de contractafhandeling nog niet volledig afgerond is, kan er nog geen betaling plaatsvinden. Er zal een geparafeerde en getekende overeenkomst aanwezig moeten zijn om de betaling uit te kunnen voeren. Wanneer de getekende overeenkomst aanwezig is, zal er uiterlijk binnen 30 dagen betaald worden, mits de uren goedgekeurd zijn door de opdrachtgever.
Waar stuur ik mijn factuur naar toe?
Waar de factuur naar toe gestuurd dient te worden, is klant afhankelijk en staat in de toegezonden factuurrichtlijnen vermeld. Deze informatie wordt per email verzonden voorafgaand aan de opdracht. De factuur en eventuele bijlages dienen in PDF aan ons te worden toegestuurd.
Wat gebeurt er met een foutieve factuur?
Daarnaast proberen wij er, altijd voor te zorgen dat dit geen consequenties heeft voor de betalingstermijn van de factuur.
Na het ontvangen van een email, wordt er vanuit Harvey Nash altijd een ontvangstbevestiging gestuurd. Indien er iets niet correct is in de factuur, zal er contact opgenomen worden vanuit de facturatie afdeling om dit te bespreken.
Betalingstermijn(en)
Verder dient er rekening mee te gehouden te worden dat de door ons gehanteerde betalingstermijn afhankelijk is van een aantal cruciale zaken zoals;
• De door de opdrachtgever gehanteerde betalingstermijn aan Harvey Nash. Dit kan variëren van 30 tot 60 dagen (soms zelfs 90 dagen)
• Het tijdstip dat Harvey Nash aan de opdrachtgever kan factureren.
o Als de factuurdatum afwijkt van de datum van aanlevering van de urenstaat, kan deze nog niet in behandeling genomen worden. Pas als de getekende urenstaat is ontvangen, kan aan de opdrachtgever worden gefactureerd. De betalingstermijn van onze factuur aan de klant en de factuur bij Harvey Nash, zal op die factuurdatum van start gaan.
o Als er contractuele zaken niet op orde zijn kan en mag Harvey Nash in de regel niet factureren aan de opdrachtgever. Ook in dat geval vangt hier de betalingstermijn pas aan als Harvey Nash aan de opdrachtgever kan factureren.
o Als de opdrachtgever geen PO-nummer heeft doorgegeven. Dan wel het budget bij de opdrachtgever niet toereikend is, geldt hetzelfde. Pas als Harvey Nash kan factureren, vangt de betaaltermijn van de factuur aan.
• Als onze factuur niet wordt geaccepteerd door de opdrachtgever door een fout uwerzijds; (bijvoorbeeld de ons toegezonden urenstaat niet wordt geaccepteerd vanwege foutief gehanteerde uren) en onze factuur moet worden gecorrigeerd zal de betaling van de factuur eveneens vertraging oplopen.
• Als de vermeldde periode op de factuur afwijkt van de door de opdrachtgever gehanteerde termijn(en) moet de factuur eerst synchroon lopen voor wij deze kunnen verwerken. o Voorbeeld: Opdrachtgever hanteert een 4/4/5 weken cyclus en u factureert per maand, dan kunnen wij de uren niet matchen met de verwerkte weken en dient u de facturen op te stellen volgens de cyclus van de opdrachtgever voor wij deze kunnen verwerken. o De factuurdatum doet dan ook hier niet ter zake.
• De factuur wordt door de opdrachtgever geweigerd om andere redenen. (bijvoorbeeld een schadeclaim). Daar neemt Harvey Nash direct contact met u over op en zal er in samenspraak met de opdrachtgever naar een oplossing worden gezocht.