Voor onze eindklant Hogeschool Utrecht is Harvey Nash op zoek naar een ambtelijk secretaris
Start: Z.S.M
Eind: In overleg
Uren: minimaal 16
Standplaats: Utrecht
Helaas kan deze aanvraag niet met een zzp'er ingevuld worden. Alleen op basis van detachering.
Het aantal te werken uren is minimaal 16 uur. Er is voor drie examencommissies capaciteit nodig. Het totaal benodigde aantal fte is 1,0 - 1,4 fte. Dit mag door meerdere personen worden ingevuld.
Belangrijk is dat de medewerker beschikbaar is op de vergaderdata van de examencommissie (is op dinsdag).
Oneliner: Ben jij de spil tussen studenten en examencommissies, en ben jij in staat om de examencommissie professioneel te ondersteunen met jouw organisatorische en adviserende talenten? Kom dan ons team tijdelijk versterken als Ambtelijk Secretaris!
Als Ambtelijk Secretaris ben jij het eerste aanspreekpunt voor studenten en docenten bij vragen over o.a. tentamens, vrijstellingen en examenprogramma's. Je ondersteunt de examencommissies en zorgt voor een soepele afhandeling van alle zaken. Jouw (juridische) advies, organisatorische vaardigheden en schriftelijke communicatie zijn cruciaal voor het succes van de examencommissies.
Wat je gaat doen als Ambtelijk Secretaris:
- Je bent het eerste aanspreekpunt voor studenten en docenten bij de examencommissie.
- Je ondersteunt de examencommissie en verzorgt de voorbereiding en afhandeling van vergaderingen en verzoeken.
- Je bent sparringpartner voor de examencommissie en je geeft (on)gevraagd (juridisch) advies.
- Je kwalificeert en categoriseert binnenkomende vragen en verzoeken, geeft een eerste reactie en bereidt besluiten voor volgens relevante wetgeving en HU-regelgeving.
- Je communiceert besluiten, archiveert documenten en bewaakt de voortgang van processen.
Wij bieden jou:
- Wij hebben meerdere posities beschikbaar vanwege uitval van twee collega's (drie examencommissies) voor 1 - 1,4 fte.
- Het salaris voor deze werkzaamheden valt in schaal 9, met een minimum salaris van €3.609,94 en een maximum van €4.909,21.
- Een uitdagende, zelfstandige en verantwoordelijke functie waarin je samenwerkt met de examencommissie en je (on)gevraagd (juridisch) advies geeft;
- Deskundige begeleiding vanuit de senior ambtelijk secretarissen.
Jouw profiel:
Wij willen natuurlijk graag dat jij bij ons succesvol wordt in jouw nieuwe baan. We ontvangen van jou graag jouw motivatie en een overzicht van je ervaring. In jouw cv lezen wij graag het volgende:
- Een afgeronde hbo- of wo-bachelorsdiploma op juridisch vlak heeft een sterke voorkeur, of werkervaring in een vergelijkbare rol.
- Goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
- Kennis van relevante wet- en regelgeving; bekendheid met het Onderwijs- en Examenreglement is een pre.
- Ervaring met automatiseringssystemen.
Naast de kennis en ervaring die je in huis hebt, vinden wij het minstens zo belangrijk wie je bent. Als wij met elkaar in gesprek gaan, dan wordt ons uit jouw voorbeelden duidelijk dat jij goed kan plannen en organiseren. Je gestructureerd en zelfstandig kan werken, maar dat samenwerken voor jou ook heel belangrijk is. Je initiatief durft te nemen. Je neemt nieuwe informatie snel tot je en maakt nieuwe taken je snel eigen.
Daarnaast is een goed relativeringsvermogen en gevoel voor humor belangrijk om in deze functie te slagen.
Over de werkplek: Je werkt in het team Certificering, onderdeel van de dienst Onderwijs, Onderzoek en Studentzaken (OO&S), gevestigd in Science Park Utrecht. Het team Certificering levert de ambtelijk secretarissen voor de ondersteuning van de examencommissies van de 20 instituten. Het team bestaat uit beleidsmedewerkers, senior ambtelijk secretarissen en ambtelijk secretarissen. Dit is een dynamische omgeving waarin de samenwerking met andere ambtelijk secretarissen en de examencommissie belangrijk is. Het is mogelijk om deels vanuit huis te werken.
Solliciteren: Hogeschool Utrecht waardeert diversiteit in gender, kleuren en culturen. Iedereen die zich herkent in het profiel en deze rol wil vervullen, is van harte welkom om te reageren.
