Voor veel klanten van Harvey Nash hanteren wij het zogenoemde Reverse Billing. Dit houdt in dat wij de leveranciers op basis van de ontvangen (goedgekeurde) uren van onze klanten een zogenoemde Factuur Uitgereikt Door Afnemer (FUDA) toesturen. Dit RB-document geeft aan welke uren er over welke periode zijn goedgekeurd en worden vergoed. Wat er wordt betaald, wanneer dit wordt vergoed en naar welke bankrekening(en). Hierdoor hoeft u geen factuur meer aan Harvey Nash te sturen. De FUDA voldoet aan de gestelde wettelijke eisen en wordt verstuurd naar een door u aangegeven email adres. U kunt deze dan voor uw eigen administratie gebruiken. 

Waar moet u rekening mee houden? Om dit proces zo optimaal mogelijk te laten verlopen, is het van groot belang dat de gewerkte uren op tijd in het urensysteem van de opdrachtgever geregistreerd staan en zijn goedgekeurd. De uren die worden vergoed zijn de op tijd goedgekeurde uren die aan Harvey Nash zijn gerapporteerd. Het is daarom zaak, en de verantwoording van de contractor, er zorg voor te dragen dat de uren tijdig worden goedgekeurd. 

Harvey Nash ontvangt van de klant een rapport. Daar kan en mag niet van worden afgeweken. Te laat goedgekeurde uren die niet zijn gerapporteerd, mogen wij niet meenemen in de facturatie van deze periode. Er kunnen ook andere oorzaken zijn voor verschillen in de op de FUDA vermeldde uren en uw opgave. Omdat wij geen inzage hebben adviseren wij u dit op te nemen met de verantwoordelijke manager bij de opdrachtgever. Een eventuele correctie wordt in de daarop volgende periode meegenomen in de rapportage. 

Harvey Nash zorgt er tevens voor dat de factuur altijd voldoet aan de wettelijke eisen die gesteld worden aan een digitale factuur. De factuur wordt digitaal aan u toegezonden, zodat u deze voor uw eigen administratie kunt gebruiken.

Veelgestelde vragen

Waarom reverse billing? 

Met reverse billing is het factureringsproces voor alle partijen efficiënter ingericht. Harvey Nash vergoedt wat er door de opdrachtgever aan uren goedgekeurd en gerapporteerd is. In geval van een dispuut over de uren of het tarief, wordt er in ieder geval vergoed wat is goedgekeurd en u weet wanneer dit betaald wordt. Correcties volgen achteraf. De kans op zoekraken van – bijvoorbeeld – een email met gegevens is nihil. De administratieve handelingen worden geminimaliseerd. 

Is reverse billing toegestaan door de belastingdienst? 

Ja, zeker. Harvey Nash heeft dit getoetst bij haar accountant PWC. Een belangrijke voorwaarde is dat de factuur dient te voldoen aan alle verplichte wettelijke eisen. De facturen van Harvey Nash zijn daarom altijd afgestemd op de actuele wet- en regelgeving en voldoen aan de gestelde eisen. Zo staat er op de factuur van Harvey Nash altijd een factuurnummer vermeld en worden er gegevens vermeld zoals datum, adres en B.T.W.-nummer. 

Hoe stem ik de nummerreeks, die uitgegeven is door Harvey Nash, af op mijn eigen nummerreeks? 

De nummerreeks die is uitgegeven door Harvey Nash voor uw facturen, kunt u opnemen in uw eigen boekhouding. Het is door de Belastingdienst toegestaan een of meerdere opeenvolgende factuurnummerreeksen te hanteren binnen één administratie. 

Kan ik mijn eigen facturen blijven maken omdat die eenvoudiger in mijn eigen boekhoudsysteem in te voeren is? 

Ja, dat kan zeker. Uiteraard kunt u zelf een factuur maken voor in uw eigen boekhoudsysteem die aansluit bij de FUDA die u heeft ontvangen van Harvey Nash. Deze factuur dient voor wat betreft het aantal uren, het tarief, de omzet en de omzetbelasting wel volledig overeen te komen met de FUDA. Let wel! Deze factuur hoeft niet verstuurd te worden aan Harvey Nash. Deze zal niet in behandeling genomen worden. Verder moet u rekening houden met het feit dat Harvey Nash bij de betaling het nummer van de FUDA hanteert. Het is van belang dat u bij ontvangst van de betaling de gegevens, zoals de bankrekeningnummers, goed controleert. 

Wat als er uren en of onkosten ontbreken op de factuur van Harvey Nash? 

De factuur is gebaseerd op de goedgekeurde uren en/of onkosten in het systeem van de opdrachtgever. Uren die te laat ingevoerd/goedgekeurd zijn, worden vermeld op de volgende FUDA. Zoals eerder aangegeven adviseren wij u contact op te nemen met de verantwoordelijke manager bij de opdrachtgever om het verschil in uren op te lossen. Mocht dit niet de oorzaak zijn (bijvoorbeeld een tariefprobleem), neemt u dan contact op met uw contactpersoon binnen Harvey Nash. Bij voorkeur met een email. 

Wat als ik onjuistheden constateer op de factuur van Harvey Nash? 

Het reverse billing proces is zo ingeregeld dat een foutieve FUDA voorkomen wordt. Mocht u desondanks toch onjuistheden constateren, bijvoorbeeld als u van bankrekening bent veranderd, neem dan direct contact op met de financiële administratie van Harvey Nash via telefoonnummer 0346-581070.